Inventur in der Gastronomie – wie und warum sie gemacht wird?

Inventur in der Gastronomie – wie und warum sie gemacht wird?

Inventur in der Gastronomie – wie und warum wird sie gemacht? In diesem Blog geben wir konkrete Antworten und Ratschläge zur Bestandsaufnahme.

Nehmen wir mal an, dein Restaurant oder deiner Bar ist gut besucht und eigentlich erwartest du einen guten Umsatz, aber das komische ist, dass auch neben dem vollem Lokal dein Gesamtgewinn sinkt?
Was ist der Grund dafür? Was passiert? 

 

Es ist bekannt, dass die durchschnittliche Bar monatlich rund um die 20% seines Umsatzes durch Diebstahl, kostenlose Getränke, verschüttete Getränke und andere Ausgaben verliert. Dies bedeutet, dass jeder Barbesitzer in einen Monat um die 1.000 bis 5.000 Euro verliert, ohne es zu wissen. Insgesamt verliert das Gastgewerbe sogar einige Millionen Euro im Monat. Das ist eine Menge Geld, die niemand ignorieren will und kann. Keiner kann es sich leisten so viel Geld zu verlieren.

Die Umsatzanalyse oder die Inventur in der Gastronomie, ist eine der wichtigsten Themen in der Gastronomie.  Aufgabe für jeden Inhaber eines Restaurants oder einer Bar, die regelmäßig durchgeführt werden muss, um den Diebstahl zu verhindern und die Kosten anderer Ausgaben zu reduzieren.

Wie wird die Inventur in der Gastronomie gemacht?

Die Inventur in der Gastronomie wird so gemacht:

InventurlisteIn der ersten Linie muss die ganze Ware die du am Start besorgt hast, durch eine Bestandsliste aufgenommen werden. Das heisst, alle Waren: Flaschen, Fässer, Lebensmittel werden kontrolliert, durgezählt und der Startseite der Inventurliste hinzugefügt. Dies muss vorsichtig und präzise gemacht werden, weil die erste Bestandsaufnahme die Wichtigste ist.
Alle neuen Einkäufe und Lieferungen werden dem Anfangszustand dazugegeben. Dies darf nicht vergessen werden, sonst wird die nächste Inventur danebengehen.

Der einfachste Weg eine Inventur in der Gastronomie gründlich durchzuführen, ist die moderne oder besser gesagt normale Art und Weise, und zwar mit einem Kassensystemen für die Gastronomie. Wenn Kellner Rechnungen ausgeben, werden die jeweiligen Bestände, die er angefordert hat, vom Programmlager abgezogen.
Am Ende jeder Arbeitsschicht kannst du dir die momentane Bestandsliste anzeigen lassen, die mit den wahren Zustand übereinstimmen muss.

Gastronomie Inventurliste

Hier ist ein Muster, einer Gastronomie Inventurliste:

In dem Kassensystem kannst du die Warenbestandsliste anfordern, die dir Antworten, d.h. den genauen Stand aller verkauften Gerichte und Getränke für diesen Tag oder einen bestimmten Zeitraum geben wird. Nur so kannst du den wahren Wert deiner Artikel die vor Ort sin erfassen. Du musst alle Zutaten kennen die für die Gerichte und Getränke verwendet werden, denn das Programm (wenn es ein gutes ist) wird dir in der Lagerliste alle verbliebenen Waren die in der Software angezeigt werden, müssen mit der durchgeführten Inventur übereinstimmen (wenn alle Rechnungen richtig ausgestellt wurden).

Deswegen ist es sehr wichtig dass der Eigentümer und/oder Manager des Gastronomiebetriebs die Software mit der er die Bestände kontrolliert gut kennt, denn auf diese Weise hat er die Kontrolle über die Waren mit denen er arbeitet und zwar durch die Datensätze der ausgegebenen Rechnungen

Von wem wird die Bestandskontrolle durchgeführt?

Für dich als Eigentümer oder Geschäftsführer ist es sehr wichtig, dass du dabei bist, wenn die körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt wird. Kontrolliere zusammen mit dem Küchenchef die Lebensmittel in der Küche, denn kaum ein anderer wird in der Lage sein zu verstehen um welches Stück Fleisch es sich handelt, beim Zählen und Kontrollieren. Hilf auch deinem Barkeeper beim Zählen der Flaschen usw. Auf diese Weise hast du einen genauen Blick über den Verlauf der Inventur – Also, dabei bleiben beim Zählen!

Achte bei einer Inventur auf folgendes:

  • Genaue Eingabe der Bestände. Stelle sicher, dass alle Einzelteile durchgezählt wurden, aber sei vorsichtig und mache keine Doppelaufnahme. Beginne in einem Raum und wenn dieser kontrolliert wurde, erst dann mit dem nächsten anfagen (Küche, Theke, Lager…). Fange immer vom rechts des Regals nach links zu Zählen oder von oben nach unten.
  • Mache eine Notizliste, die dir bei der Aufnahme hilft. Die Liste kannst du mit mit allen wichtigen Informationen ausfüllen, die dir bei der Bestandsaufnahme helfen werden. z.B. Wenn du kein Platz mehr hinter der Theke hast und du lässt paar Whisky Flaschen in der Küche stehen. Um diese Flaschen nicht zu vergessen, mach dir einfach Notizen.
  • Achte darauf, dass du keine Lieferungen während der Bestandsaufnahme bekommst. Dies kann nur zu Verwirrungen führen.
  • Notiere dir Details! Wann und von wem wird die Inventur durchgeführt? Gibt es verdorbene Ware? Und alle anderen wichtigen Informationen, die dir bei der nächsten Inventur helfen können.

Studien Antworten haben gezeigt, dass die Bestandsaufnahme in Restaurants und Bars nur selten durchgeführt wird. Sogar 41% der Gastronomen sagten, dass sie eine Bestandsaufnahme nur einmal im Jahr machen, und 40% nur einmal im Monat.
Nur 17% von ihnen gaben an, die Inventur gründlich durchzuführen, was eigentlich besorgniserregend ist.

bestandsaufnahme

Jährliche Inventur – Was nutzt es dir, wenn du am Ende des Jahres feststellst, dass irgendwo irgendwas fehlt? Und woran liegt das? An der Rezeptur? Eingabefehlern? Diebstahl? Eine Inventur muss definitiv häufiger gemacht werden, als nur einmal im Jahr, wenn du wahre Antworten haben möchtest.

Monatliche Inventur – Rund 40% der Eigentümer von Bars und Restaurants führen die Inventur einmal im Monat durch. Alle verbliebenen Waren werden in der Inventurliste erfasst und die Ergebnisse mit den Stand im Programm vergleicht.

Wöchentliche Inventur – gibt Managern und Eigentümern Informationen, die ihnen im Geschäft helfen. Auf diese Weise kommen sie häufiger zu bestimmten Daten und können Probleme schneller und einfacher lösen. Ich rate die wöchentliche Inventur, weil du so den besser Einblick über die Ware hast im Gegensatz zu monatlicher und jährlicher Inventur. Somit kannst du großen Differenzen durch Nachprüfung auf den Grund gehen.

Tägliche Inventur – Den wahren Wert aller Lebensmittel, Flaschen, Tee, Kaffee. usw. täglich zu erfassen und zu kontrollieren ist fast unmöglich. Es wäre zwar gut, jeden Tag beim Schichtwechsel die Bestände aufzunehmen, denn so würdest du auf der Stelle wissen, wer für die aufgetretenen Probleme verantwortlich ist und könntest sofort regieren. Aber leider erfordert die tägliche Bestandsaufnahme eine Menge Zeit, vorallem wenn sie gründlich aufgenommen werden will, d.h. wenn du alle Artikel kontrollieren willst.

Wie werden Getränke bei der Bestandsaufnahme kontrolliert?

Wenn du grosse Ausgaben bei den Getränken vermeiden möchtest, dann musst du folgendes beachten:

  • Jedes Getränk (Wein, Softdrinks, Spirituosen, Bier) sollte richtig dosiert werden
  • Alle freien Getränke sollten erfasst werden

Wenn dies ignoriert wird, dann macht es keinen Sinn eine Inventur zu machen, denn am Ende der Inventur wird nur bewiesen, dass einiges fehlt, auch wenn nichts gestohlen wurde.

Die häufigsten Methoden mit denen Flascheninhalte gemessen werden sind:

  • Dosierer
  • Dosierer die mit einem Computer verbunden sind
  • Elektronische Waagen
  • Spezialisierte Messgeräte

Die Nachteile:

Die Anbieter und Hersteller dieser Produkte sagen, dass sie 100% genau sind und alle Kunden mit ihnen zufrieden sein werden. Aber die Praxis, hat anderes bewiesen. Im Internet kannst du dich über unzählige solcher Methoden erkunden.
Dosierer und ähnliche Systeme die mit dem Computer verbunden sind zeigen folgenden Mängel:

  • Die Dosierer versagten ab und zu und die Angestellten waren in der Lage sie absichtlich zu blockieren
  • Es kommt oft zum auslaufen der Getränke aus den Flaschen, vor allem den alkoholischen Getränken mit viel Zuckergehalt (Jägermeister, Likör…und andere ähnliche Artikel)
  • Alle elektronischen Messgeräte können gesteuert werden wie man will. Auch das Personal kann das mit Leichtigkeit machen.

inventur in der gastronomie

Ein elektronisches Messgerät das mit einer Waage verbunden ist, erwies sich auch als unzuverlässig. Der zulässige Grenzwert vom Flaschengewicht beträgt 2%, aber diese Norm wird nicht von allen Herstellern erfüllt, so dass das zulässige Toleranzgewicht der Flaschen bis zu 5% sein kann.

Wir erklären mit einem Beispiel:

Das Gewicht einer Flasche Wein von 700ml beträgt 750g. Die durchschnittliche Toleranz von +/- 5% ist ca. 712,50 bis 787,50 Gramm und beträgt unzuverlässige 75 gr. Das ist ein Fehler von 10%., die zu viel sind für eine genaue Messung.

Alternative Lösungen die Gastronomen anwenden

Einige Gastronomen haben ihre persönlichen Messgeräte und Methoden entwickelt. Die Methoden sind wirklich interessant: Es werden Aufkleber auf die Flaschen geklebt mit Etiketten von 0,3 oder 0,5 dl., spezielle Stöcke werden in die Flaschen eingetunkt, um den Inhalt der Flasche zu checken…und und und!
Die Getränkehersteller schauen wie es die Gastronomen machen und entwickeln parallel ihre eigenen Lösungen.

Spezialisierte Systeme die bei der Kontrolle der Getränke helfen

Spezialgeräte wie AccuBar dienen dazu, die Inhalte der Flaschen zu messen, und zwar durch das Scannen von Barcodes auf den Flaschen (Wein, Spirituosen, Bier etc.). Diese Geräte (im Internet sind auch andere zu finden) zeigen den wahren Inhalt der angebrochenen Flaschen an und helfen Gastronomen :

  • eine schnelle, genaue und effiziente Inventur in der Gastronomie durchzuführen
  • bei der allgemeinen Kostenkontrolle
  • unnötige Kosten zu verhindern (falsche Dosierung, kostenlose Getränke …)
  • beim schützen vor Diebstahl
  • bei der Analyse der Daten

 Kontrolle als Lösung?

Wenn du nicht in der Lage bist eine Inventur regelmäßig zu machen, oder wenn du dir die Inventur erleichtern möchtest, dann empfehle ich folgendes zu beachten:

  • Du bist der Chef und deinen Angestellten sollte das klar sein. Hab keine Angst, ihnen zu zeigen , dass du dein Betrieb unter Kontrolle hältst und dass du jeden Diebstahl überprüfen wirst. Du willst Antworten und das ist vollkommen in Ordnung.
  • Rucksäcke, Taschen, dicke Jacken und co. – Erlaube deinem Personal nicht, Jacken und andere ähnliche Sachen mit hinter die Theke oder in die Küche zu bringen. Die persönlichen Sachen der Mitarbeiter sollten außerhalb der Reichweite von Restaurantwaren bewahrt werden.
  • Weniger Ware – Viele Restaurants haben mehr Waren auf den Regalen im Lager, als tatsächlich benötigt wird. Bewerte gut bei der Beschaffung von Gütern, welche Lebensmittel tatsächlich erforderlich sein werden bis zum nächsten Einkauf oder bis zur nächsten Lieferung. Kaufe ruhig ein wenig mehr ein, für den Fall der Fälle, aber mit Vernunft. Dadurch wird es leichter sein, den Überblick über den aktuellen Zustand des Unternehmens zu halten und die Inventur kann leichter durchgeführt werden. Auch der Abfall wird somit reduziert, weil es weniger verdorbener Lebensmittel gibt und das Personal wird die Ware besser zu schätzen wissen. .
  • Die tägliche Bestandsaufnahme einiger Waren – Das ist ein effektiver Weg die Kontrolle über die Waren in der Gastronomie zu halten. Wähle einige gutverkaufte Getränke und Lebensmittel die du jeden Tag kontrollieren wirst.
  • Video-Kameras an strategischen Stellen im Gastronomiebetrieb – nur vorsichtig sein und mit dieser Kontrolle nicht übertreiben
  • Bewahre alle alkoholischen Getränke und Nahrungsmittel unter Verschluss, vorallem die teuren Flaschen Wein und andere wertvolle Sachen. Den Schlüssel darfst du nur den Leuten geben, denen du auch 100% vertraust, ansonsten nicht. Was sicher ist, ist sicher.

Wenn du weitere Tipps und Strategien für erfolgreiche Inventuren hast, dann teile sie doch mit uns. 

Solche Themen sind gefragt und andere Restaurant- und Barbesitzer nehmen jeden guten Ratschlag gerne an.